Los nuevos espacios de Trabajo buscan aumentar la productividad de las empresas, y están preparados para la gente que ya trabaja con nuevos formatos, completamente digitalizados y con ansias de resolución de las tareas a través de la colaboración entre usuarios de la misma empresa. Quedan atrás los años del trabajo individual y de los espacios herméticos.
Para desarrollar estos objetivos empresariales existen múltiples salas de reunión, con distintos propósitos y tamaños dentro de las oficinas, sólo que cada empresa debe definir los tipos que más se ajustan a sus necesidades de futuro, y la cantidad exacta. Vamos a resumir 5 tipos:
1. Salas de Reuniones para muchos asistentes
Sala reuniones tipo 1 Colaborativa
Son útiles para grandes encuentros tipo Convención (para una media de 100 personas en total), o tipo Junta (para una media de 15 personas en total). La frecuencia de uso de este tipo de salas es baja, pero la duración, cuando está en activo, es de 100 minutos, de media.
Su adecuación debe respetar la seriedad del conjunto, uniéndolo con la tecnología necesaria para que sean prácticas.
2. Salas de Reuniones para grupos pequeños
Sala reuniones tipo 2 Colaborativa
Estas salas van dirigidas más para encuentros tipo Ciclos de Formación en las empresas (para una media de 20 personas en total) , tipo Workshops, Updates, Maduraciones, Masterclass, Challenges, Innolabs, etc., o para reuniones de Equipo (para una media de 6 personas en total), también se pueden usar en reuniones de Presentaciones de producto o para recibir Visitas (para una media de 5 personas en total). Suelen tener una frecuencia semanal, pero la duración es de 60 minutos, de media.
Estas salas deben ser muy cómodas, prácticas y flexibles, para permitir usos bien distintos, debiendo, a su vez, ser atractivas y agradables, pudiéndose aprovechar para crear marca y crear más sentimiento de pertenencia de los trabajadores con la empresa.
3. Salas de Reuniones para acelerar la Creatividad
Sala reuniones tipo 3
Muy prácticas en reuniones de Brainstorming (para una media de 5 personas en total). Tienen también frecuencia semanal, pero la media del tiempo de uso es de 240 minutos.
Su adecuación se espera que básicamente genere comodidad en su uso para favorecer el flujo de ideas.
4. Salas de Reuniones improvisadas
Sala reuniones tipo 4
Estas salas se han pensado para encuentros tipo reuniones espontáneas o exprés (para una media de 3 personas en total) y aquellas que deban poderse realizar muy cerca de la zona de trabajo habitual, y, sobre todo, sin reserva. La frecuencia de uso es diaria, por tanto, se usan mucho, y las reuniones duran una media de 30 minutos.
5. Espacios de Reuniones en Petit Comité
Sala reuniones tipo 5
Como último ejemplo, estas salas sirven para encuentros en formato de reuniones privadas y confidenciales (para una media de 2 personas en total), o como espacios ideales para las videollamadas o llamadas de teléfono privadas (para 1 persona), phonebox o focus room. La frecuencia de uso es diaria, y la duración es de 30 minutos, de media.
Su implementación debe ser orientada a garantizar la intimidad de sus usuarios y probablemente se pida un buen control acústico.
Como se muestra en este resumen de la variedad, las salas más grandes, son habitualmente las menos usadas por frecuencia, mientras que las más flexibles y pequeñas son las que soportan un uso más alto, y por ello se han vuelto las más necesarias hoy en día.
Todos estos espacios se pueden implementar en la Oficina gracias a la drástica reducción de despachos cerrados y a la considerable demanda de zonas de interacción.
Y es que ¡ya que nos pasamos más de un 60% del tiempo reunidos, según el estudio “More than one” de Ofita (link), es necesario pensar bien cómo vamos a querer vivir en el nuevo espacio de trabajo!